A revolução digital não é novidade no cenário do setor empresarial, uma vez que tem modificado a forma de otimizar os processos e de reduzir custos dentro das empresas, sendo uma das principais mudanças a adoção de documentos digitais ou eletrônicos.

Com relação ao âmbito trabalhista, fala-se de documentação digital quanto aos contratos de trabalho, cartões-ponto, contracheques, entre outros, uma vez que é essencial que essa documentação seja firmada por cada empregado.

Os documentos digitais permitem uma drástica redução do consumo do papel, o que permite à empresa atuar com mais sustentabilidade, além de haver uma facilidade na organização e no arquivamento de documentos que não necessitam mais constar no banco de dados da empresa, observadas as determinações da Lei Geral de Proteção de Dados – Lei nº 13.709/18[1].

A principal dúvida das empresas quanto a adoção de um sistema inteiramente digital é se essa documentação possui ou não validade jurídica.

É importante dizer que os documentos digitais não se confundem com os documentos meramente digitalizados, uma vez que os documentos digitalizados são originalmente físicos.

No que diz respeito a simples digitalização dos documentos, em 2020, foi publicado o Decreto nº 10.278, que estabelece os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Portanto, desde que observados os requisitos estabelecidos pelo Decreto, os documentos digitalizados terão a mesma força, efeitos, e validade dos documentos originais.

O documento digital, por outro lado, é emitido de forma inteiramente eletrônica, através de assinatura eletrônica, que é basicamente um código pessoal e irreproduzível que garante a não ocorrência de fraude de documentos. Ela também possibilita o reconhecimento da origem do documento e quem o elaborou, garantido a segurança e a integridade das informações contidas nele.

Um fator importante para determinar se um documento digital possui validade jurídica ou não é a adoção de um certificado digital válido, conforme determina a Lei nº 14.063/20, que dispõe sobre a validade do documento eletrônico através da certificação digital pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ou de assinatura eletrônica avançada: a que utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

O Código de Processo Civil, aplicado subsidiariamente ao Direito do Trabalho, dispõe, em seu artigo 439, que a utilização de documentos eletrônicos no processo é permitida. A jurisprudência também vem aceitando documentos eletrônicos como prova válida e eficaz nos processos.

Quanto a adoção de contracheques eletrônicos, por exemplo, a CLT determina, no art. 464, que o pagamento do salário deverá ser efetuado contrarrecibo, assinado pelo empregado, bem como que terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado.

Portanto, na prática, se o pagamento do salário do trabalhador for realizado via depósito em conta e com o seu consentimento, apenas o comprovante de depósito já é válido como recibo de comprovação. Isto significa que não existe a necessidade de o empregador realizar a impressão de toda essa documentação para a colheita de assinatura dos empregados.

Em razão disso, é totalmente possível que a empresa colha a assinatura do empregado por meio digital, desde que as partes estejam em comum acordo. Além disso, os certificados de assinatura eletrônica também são disponibilizados as pessoas físicas, o que pode ser adotado pela empresa nesses casos.

Ainda, é importante que as Convenções Coletivas de Trabalho versem sobre o assunto, a fim de orientar os empregadores sobre estas e outras diretrizes, de forma a tê-las como respaldo na hora de elaborar a suas políticas internas de documentação eletrônica/digital.

Portanto, verifica-se que a adoção de um sistema digital tem levado as empresas a outros patamares e vem crescendo de forma exponencial nos últimos anos, uma vez que não se trata de mero impacto na desburocratização e na gestão de documentos das empresas, mas também na adoção de um modelo mais sustentável, com a redução de custos, porque reduz significativamente a impressão de documentos em papel.

Por fim, colocamo-nos, como de costume, à inteira disposição para dúvidas acerca do tema, complementando informações, debatendo o assunto ou prestando outros esclarecimentos.

Porto Alegre, 25 de junho de 2021.

Jéssica Veroneze Duarte

OAB/RS 118.221

Advogada – Departamento Trabalhista

[1] Ver publicação: A LGPD e os Reflexos nas Relações De Trabalho, publicada em 26/05/2021. Disponível em: <http://www.crippareyadvogados.com.br/publicacao/a-lgpd-e-os-reflexos-nas-relacoes-de-trabalho>