O Escritório Crippa Rey Advogados SS vem, muito respeitosamente à presença de Vossas Senhorias, sempre atento às inovações legislativas e regulamentares, a fim de minimizar riscos e impactos financeiros em tempos de crise do Covid-19 (Coronavírus), apresentar INFORMATIVO referente a obrigatoriedade de realização de Reunião/Assembleia de Sócios e a possibilidade de participação e votação dos sócios a distância, via Assembleia Virtual, nos termos da Medida Provisória n. 931, de 30 de março de 2020.

As sociedades devem, obrigatoriamente, ao menos uma vez ao ano e dentro dos quatro meses seguintes ao término do exercício social, realizar assembleia ou reunião de sócios (a depender do número de sócios[1]). Esta é a obrigação estabelecida na lei civil, que dispõe:

Art. 1.078. A assembleia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de:

I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II – designar administradores, quando for o caso;

III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.

§ 1o Até trinta dias antes da data marcada para a assembleia, os documentos referidos no inciso I deste artigo devem ser postos, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração.

§ 2o Instalada a assembleia, proceder-se-á à leitura dos documentos referidos no parágrafo antecedente, os quais serão submetidos, pelo presidente, a discussão e votação, nesta não podendo tomar parte os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

§ 3o A aprovação, sem reserva, do balanço patrimonial e do de resultado econômico, salvo erro, dolo ou simulação, exonera de responsabilidade os membros da administração e, se houver, os do conselho fiscal.

§ 4o Extingue-se em dois anos o direito de anular a aprovação a que se refere o parágrafo antecedente.

Tendo em conta que a praxe em sede de contratos sociais é a previsão de que o exercício social se encerra em 31 de dezembro de cada ano, a assembleia ou reunião deve acontecer em geral sempre até o dia 30 de abril do ano seguinte. Entretanto, com a ascensão da pandemia do Covid-19, a Medida Provisória n º. 931/2020 garante maior prazo às empresas para a realização de suas assembleias gerais ordinárias. Na prática, para sociedades anônimas, companhias limitadas e cooperativas que tiverem encerrado exercício social entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020, a assembleia ou reunião poderá acontecer até o dia 30 de julho de 2020, ou seja, em até sete meses do término do exercício social, conforme segue:

Art. 1º  A sociedade anônima cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 poderá, excepcionalmente, realizar a assembleia geral ordinária a que se refere o art. 132 da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social.

§ 1º Disposições contratuais que exijam a realização da assembleia geral ordinária em prazo inferior ao estabelecido no caput serão consideradas sem efeito no exercício de 2020.

§ 2º Os prazos de gestão ou de atuação dos administradores, dos membros do conselho fiscal e de comitês estatutários ficam prorrogados até a realização da assembleia geral ordinária nos termos do disposto no caput ou até que ocorra a reunião do conselho de administração, conforme o caso.

§ 3º Ressalvada a hipótese de previsão diversa no estatuto social, caberá ao conselho de administração deliberar, ad referendum, assuntos urgentes de competência da assembleia geral.

§ 4º Aplicam-se as disposições deste artigo às empresas públicas, às sociedades de economia mista e às subsidiárias das referidas empresas e sociedades. 

Art. 4º  A sociedade limitada cujo exercício social se encerre entre 31 de dezembro de 2019 e 31 de março de 2020 poderá, excepcionalmente, realizar a assembleia de sócios a que se refere o art. 1.078 da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 – Código Civil no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social.

§ 1º Disposições contratuais que exijam a realização da assembleia de sócios em prazo inferior ao estabelecido no caput serão consideradas sem efeito no exercício de 2020.

§ 2º Os mandatos dos administradores e dos membros do conselho fiscal previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia de sócios nos termos previstos no caput ficam prorrogados até a sua realização. 

Art. 5º  A sociedade cooperativa e a entidade de representação do cooperativismo poderão, excepcionalmente, realizar a assembleia geral ordinária a que se refere o art. 44 da Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971, ou oart. 17 da Lei Complementar nº 130, de 17 de abril de 2009, no prazo de sete meses, contado do término do seu exercício social.

Parágrafo único.  Os mandatos dos membros dos órgãos de administração e fiscalização e dos outros órgãos estatutários previstos para se encerrarem antes da realização da assembleia geral ordinária nos termos previstos no caput ficam prorrogados até a sua realização. 

Atualmente, a Medida Provisória n º. 931/2020, regulamentada pela Instrução Normativa n º. 79/2020 do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), possibilita também a realização de assembleias e reuniões a distância em virtude da pandemia do Covid-19, conforme o disposto:

Art. 7º  ALei nº 10.406, de 2002 – Código Civil, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 1.080-A.  O sócio poderá participar e votar a distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.”

Art. 8º  A Lei nº 5.764, de 1971, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 43-A.  O associado poderá participar e votar a distância em reunião ou assembleia, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.”

Art. 9º  A Lei nº 6.404, de 1976, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 121: § 1º  Nas companhias abertas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos do disposto na regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários.

§ 2º  Nas companhias fechadas, o acionista poderá participar e votar a distância em assembleia geral, nos termos do disposto na regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.

Art. 124: § 2º  A assembleia geral deverá ser realizada, preferencialmente, no edifício onde a companhia tiver sede ou, por motivo de força maior, em outro lugar, desde que seja no mesmo Município da sede e indicado com clareza nos anúncios.

§ 2º-A  Regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários poderá excepcionar a regra disposta no § 2º para as sociedades anônimas de capital aberto e, inclusive, autorizar a realização de assembleia digital.”

A Instrução Normativa nº. 79/2020, supramencionada, foi editada a fim de regulamentar a participação e a votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Exclusivamente para este fim, segundo ela, as reuniões e assembleias poderão ocorrer de forma semipresencial, quando o encontro para participação e votação for realizado em local físico, mas parte dos membros participarem a distância, ou de forma digital, quando todos os membros votarem a distância, caso em que o ato não será realizado em nenhum local físico e deve ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade em ambos os casos[2].

CONVOCAÇÃO, INSTALAÇÃO E DELIBERAÇÃO

No tocante à convocação, instalação e deliberação, as reuniões ou assembleias deverão obedecer às normas atinentes ao respectivo tipo societário, bem como às normas do contrato ou estatuto social da sociedade, conforme o caso. O instrumento de convocação deve informar se a reunião ou assembleia será realizada de maneira semipresencial ou digital, além de mencionar o mecanismo eletrônico escolhido para a participação e votação de seus membros que participarem a distância. Estas informações podem ser divulgadas na convocação de maneira resumida, desde que haja a indicação de endereço eletrônico onde os participantes possam consultá-las de forma detalhada e segura. Além disso, os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro. O anúncio de convocação deve indicar os documentos exigidos para que os participantes e seus eventuais representantes legais sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, podendo ser solicitado envio prévio de documentos mediante admissão de protocolo por meio eletrônico. O acionista, sócio ou associado poderá participar do ato desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos[3].

Fica facultada à sociedade ou cooperativa a contratação de terceiros para administrar em seu nome o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, desde que cumpra o disposto na Instrução Normativa em questão, devendo manter arquivados todos os documentos relativos a ela, bem como gravação integral do ato, para fins de segurança das informações, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la[4].

PARTICIPAÇÃO A DISTÂNCIA

A fim de que seja possível a participação à distância, caberá à sociedade ou cooperativa a adoção de ferramenta tecnológica (plataforma digital) que possibilite que os membros votem, ficando os sócios e associados os únicos responsáveis por seus equipamentos de informática e conexão à internet. Esta plataforma deve permitir a identificação e comunicação simultânea entre todos os participantes, além da possibilidade de visualização e disponibilização dos documentos submetidos à análise do órgão. O sistema também devera garantir a possibilidade de voto secreto quando for necessário[5].

Para que o participante seja considerado presente e tenha seu voto computado, deverá: i) comparecer na data indicada ou se fazer representar fisicamente; ii) enviar boletim de voto a distância considerado válido; ou iii) registrar presença na data indicada, pessoalmente ou por meio de representante, no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade[6].

No caso de envio de boletim de voto, o sócio ou acionista poderá apresentar seu voto para as matérias objeto do conclave mediante o seu envio prévio à sociedade ou cooperativa, com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência à data de sua realização. Para isto, o boletim de voto a distância deverá ter sido fornecido pela sociedade ou cooperativa na data da publicação da primeira convocação da assembleia ou reunião. Recebido o boletim, a sociedade ou cooperativa deverá informar aos demais sócios ou acionistas e verificar se o documento atende aos critérios de validade, em até 2 (dois) dias do seu recebimento, e, em caso negativo, informar aos remetentes quanto à necessidade de sua correção, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização[7].

Para que o boletim produza efeitos, a sociedade ou cooperativa deve observar alguns requisitos, tais como informar todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia e orientar sobre as formalidades necessárias para que o documento e o voto nele expresso sejam considerados válidos[8]. As matérias devem estar descritas em formato de proposta, de modo que o participante precise apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se, assim como poderá constar, no boletim, a indicação de endereços eletrônicos nos quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada[9].

ATA E REGISTRO

Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38/2017, naquilo que não conflitarem com o disposto nesta, devendo obrigatoriamente constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, assim como a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância, conforme o caso. Os membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença. Caso a ata do conclave não seja elaborada em documento físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, devendo o presidente ou secretário declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização[10]. Os tramites de registro são os mesmos previstos atualmente em lei.

Por fim, as reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Covid-19 (Coronavírus), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância[11].

Sendo o que tínhamos para esclarecer no momento, colocamo-nos, como de costume, à inteira disposição para maiores consultas acerca do tema, complementando informações, debatendo o assunto ou prestando outras explicações.