OeSocial é um projeto do Governo Federal, instituído pelo Decreto nº 8.373/2014, que tem por objetivo unificar, em um ambiente nacional informatizado, o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados, sendo uma ação conjunta dos órgãos e entidades, tais como Instituto Nacional do Seguro Social – INSS, Ministério do Trabalho e Emprego – MTE, Ministério da Previdência – MPS, Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal – CEF.

Isto é, as informações antes declaradas em vários formatos e boletins diferentes para entidades distintas, serão unificadas, permitindo que todos os órgãos envolvidos tenham acesso a elas por uma plataforma única.

O objetivo desse projeto do governo para os trabalhadores é garantir direitos mediante o registro de todos os fatos da relação de emprego e permitir o acesso a estes dados através da internet. Já para o governo, a finalidade maior é melhorar a qualidade das informações prestadas e aumentar o poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e tributárias.

De outro lado, para os empregadores, o objetivo do eSocial é promover a simplificação de processos e das formas de prestar essas informações. Entretanto, salientamos que está “simplificação”, é justamente o que possibilitará uma fiscalização mais rigorosa das entidades do governo, colocando as empresas que não se adequarem ao novo processo sujeitas a multas e penalidades com maior facilidade.

O grande ponto positivo do eSocial é a padronização das obrigações e a redução da quantidade de informações semelhantes a serem prestadas a diferentes órgãos do governo, unificando-as em um único sistema.

Em contrapartida, é fundamental que as empresas estejam internamente planejadas, sempre revisando suas rotinas de transmissão de informações aos seus contadores, pois em virtude do eSocial as empresas estarão sujeitas a fiscalização automática e informatizada, estando constantemente expostas a percepção de riscos e a aplicação de multas previstas na legislação fiscal, tributária, previdenciária e trabalhista.

Tendo em vista esta fiscalização continuada que é promovida pelo eSocial, bem como a exigência de todas as empresas brasileiras prestarem informações a este banco de dados do Governo Federal, é uma preocupação do Escritório Crippa Rey Advogados SS mantê-los informados quanto às mudanças e esclarecer alguns pontos que acreditamos ser de suma importância.

Para melhor elucidar sobre as obrigações trabalhistas e previdenciárias que devem ser observadas, apresentamos uma listagem daqueles eventos que acreditamos ser de grande relevância e que devem ser obrigatoriamente repassados ao eSocial, sempre respeitando os prazos dispostos pela legislação a fim de evitar multas e autuações:

Admissões

Sempre que for realizada uma nova admissão o empregador deverá enviar ao sistema do eSocial os dados cadastrais e os documentos pertinentes ao contrato de trabalho (inclusive o exame admissional) com pelo menos um dia de antecedência ao início da prestação da atividade profissional, não sendo possível admissão com datas retroativas.

A empresa que não comunicar ao eSocial a contratação de empregado até um dia antes do início do trabalho, estará sujeita a multa de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado, podendo dobrar de valor em caso de reincidência. Ou no valor de R$ 800,00 (oitocentos reais) quando se tratar de microempresa ou empresa de pequeno porte (multa prevista no Art. 47 da CLT).

Desligamentos

Os desligamentos deverão ser comunicados, individualmente, através do envio de informações para o eSocial até dez dias da comunicação do aviso prévio, e ao final do aviso até dez dias após a data do desligamento.

Desta forma, o eSocial impossibilitará prestação de informações com o aviso prévio retroativo, pois o programa apenas receberá informações/arquivos com cronologia adequada.

Férias

O aviso de férias deverá ser sempre informado 30 (trinta) dias antes do início do gozo, todos os dados devem ser cadastrados nos prazos previstos na CLT, não sendo possível registrar dados retroativos. Os pagamentos das férias devem ser feitos dois dias antes do início do gozo e devem ser informados no eSocial no mês do respectivo pagamento.

A multa para a empresa que não informar corretamente as férias do empregado será R$ 170,00 (cento e setenta reais) por férias não comunicadas.

Alterações cadastrais ou do contrato de trabalho

As alterações cadastrais ou de contrato que ocorram no decorrer da relação de emprego deverão ser informadas no eSocial. Ou seja, no caso de ocorrer alteração salarial essa informação deverá ser enviada ao sistema até o dia sete do mês subsequente ao fato gerador.

A empresa que não informar a alteração de dados cadastrais ou todas as alterações do contrato de trabalho ao eSocial, também estará sujeita a multa de R$ 600,00 (seiscentos reais) por empregado.

Afastamentos

Todo afastamento deve ser informado, inclusive os inferiores a quinze dias. Não obstante, atestados que prescreverem mais de três dias de afastamento também devem ser enviados para o eSocial. O prazo para envio desse documento é até o dia sete do mês subsequente a sua ocorrência.

A empresa que deixar de comunicar ao eSocial o afastamento temporário de empregado como, por exemplo, auxílio doença, férias, licença maternidade, entre outros, estará sujeita a multa variável de R$ 1.812,87 (hum mil e oitocentos e doze reais e oitenta e sete centavos) a R$ 181.284,63 (cento e oitenta e um mil, duzentos e oitenta e quatro reais e sessenta e três centavos), consoante previsão do Art. 92 da 8.212/91.

Comunicação de acidente de trabalho (CAT)

Na ocorrência de acidente de trabalho, o empregador deverá comunicar e prestar as informações obrigatórias ao eSocial até o dia útil seguinte ao acidente. Na hipótese do empregado acidentado ser afastado do trabalho por período superior a quinze dias, a empresa deverá informar até o 16º dia de sua ocorrência.

A empresa que não comunicar ao eSocial, em caráter imediato, acidentes de trabalho que resultem em falecimento do empregado e, até o primeiro dia útil seguinte, acidentes não fatais estará sujeita a multas que variam entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição (atualmente R$ 937,00 (novecentos e trinta e sete reais) e R$ 5.645,00 (cinco mil, seiscentos e quarenta e cinco reais) respectivamente), podendo dobrar o valor em caso de reincidência. (Art. 19 a 21 da lei 8.213/91)

Exames médicos

Todos os empregados deverão fazer exames médicos de admissão, periodicamente, retorno ao trabalho, troca de função e demissão, de acordo com a disposição do Art. 168 da CLT, regulamentado pela NR nº 7 do MTE.

A empresa que não realizar esses exames médicos, estará sujeita a multa de R$ 402,53 (quatrocentos e dois reais e cinquenta e três centavos) a R$ 4.025,33 (quatro mil e vinte e cinco reais e trinta e três centavos), prevista no Art. 201 da CLT.

Segurança e saúde ocupacional

Todas as empresas que possuem pelo menos um funcionário devem providenciar, obrigatoriamente, a transmissão de informações referente a saúde e segurança do trabalho ao eSocial, dentro de tempo hábil, mediante apresentação de documentos como PCMSO, PPRA, LTCAT, entre outros.

A falta dessas informações ou envio tardio poderá originar multas que variam de R$ 189,00 (cento e oitenta e nove reais) a R$ 3.000,00 (três mil reais) por funcionário.

A empresa que não oferecer informações ao empregado e ao eSocial sobre os riscos presentes durante a realização da atividade laboral em razão da exposição a agentes nocivos, estará sujeita a multa variável entre R$ 1.812,87 (hum mil, oitocentos e doze reais e oitenta e sete centavos) e R$ 181.284,63 (cento e oitenta e um mil, duzentos e oitenta e quatro reais e sessenta e três centavos), consoante Art. 133 da 8.213/91.

Além de todos os exemplos apresentados acima, é importante que a empresa também se atente a regras como: limite de horas extras e seu respectivo pagamento; obrigatoriedade de contratação de jovem aprendiz e estagiário, de acordo com a legislação; eventuais benefícios previstos nas convenções coletivas (vale transporte, vale alimentação, convênio médico, seguro de vida, etc.).

Salientamos que neste informativo explicamos parte daqueles eventos que consideramos mais corriqueiros e importante do eSocial, visto que o sistema em si possui mais de 40 tipos de arquivos diferentes com informações detalhadas das relações de emprego.

Frisamos que com a chegada do eSocial o fiscal não precisará comparecer à sede da empresa para saber o que acontece no seu dia-a-dia. Os fiscais das entidades do governo terão acesso a todas as informações disponibilizadas pelo eSocial e a grande parte das fiscalizações se darão de forma online e automática.

Ainda, assim, vale advertir que o eSocial não trouxe novas multas ou infrações administrativas, entretanto, conforme ressaltado alhures, as empresas estarão mais expostas aos riscos de autuações caso enviem informações fora dos prazos previstos ou com informações incorretas.

Lembramos, por fim, que o sistema do eSocial já está em pleno vigor e deve ser respeitado por todas as empresas brasileiras, sendo que a única maneira de confrontar eventuais autuações ou infrações aplicadas pelas entidades participantes é, em primeira instância, a apresentação de defesa administrativa, motivo pelo qual é de suma importância o imediato envio destes documentos aos nossos cuidados.

* As informações constantes neste informativo foram extraídas da Versão 2.5.01 do Manual de Orientação do eSocial. Para ter acesso basta entrar no site http://portal.esocial.gov.br.