De acordo com a Portaria Conjunta SERFB/SEPRT/ME nº 71/2021 e Instrução Normativa RFB de nº 2005/2021, a partir de janeiro de 2023 as Empresas deverão registrar no sistema e-Social as informações dos processos trabalhistas promovidos na Justiça do Trabalho e dos acordos realizados nas Comissões de Conciliação Prévia – CCP ou nos Núcleos Intersindicais – Ninter.

Estas informações deverão ser lançadas pela Empresa responsável pelo pagamento da condenação ou acordo, ainda que seja responsável de forma subsidiária ou solidária. E, nas demandas em que a Empresa é citada por edital, o responsável pelo lançamento no Sistema e-Social será a Justiça do Trabalho, por meio do Convênio de Cooperação Técnica com o CSJT – Conselho Superior da Justiça do Trabalho.

Isso promoverá mudança no tocante à declaração das contribuições previdenciárias e sociais devidas em decorrência de determinação judicial, as quais passarão a ser declaradas via DCTFWeb. Com isso, não será mais utilizada a guia GFIP, pois será inserido no e-Social. O sistema permitirá a inclusão dos seguintes eventos:

S-2500 – Processo trabalhista;
S-2501 – Informações dos tributos decorrentes do processo trabalhista;
S-3500 – Exclusão de eventos referente ao Processo trabalhista; e,
S-5501 – Informações consolidadas de tributos decorrentes de processo trabalhista.

A mudança beneficiará as Empresas, uma vez que a inserção dos dados servirá para alimentar as bases de dados do Ministério do Trabalho, da Receita Federal e do Instituto Nacional do Seguro Social – INSS. 

Ou seja, o pagamento efetuado por meio de acordo ou condenação em reclamatória trabalhista ou, até mesmo, o valor adimplido diretamente ao Empregado, constará no sistema e os órgãos referidos acima estarão cientes, ficando, desse modo, impedidos de efetivar cobrança e aplicação de multas de forma administrativa e judicial. Para tanto, os requisitos para preenchimento dos dados serão o seguinte:

(i) Demandas judiciais que contenham decisões que transitaram em julgado a partir de 01/01/2023 em diante;
(ii) Acordos judiciais homologados a partir de 01/01/2023;
(iii) Processos que estão em fase de liquidação e proferida decisão homologatória de cálculo a partir de 01/01/2023;
(iv) Acordos realizados a partir de 01/01/2023 no CCP ou Ninter.

Portanto, a partir do mês de janeiro será obrigatório a substituição da GFIP em caso de confissão de dívida relativa a contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas, por lei, a terceiros em decorrência de
decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho 1.

Inclusive, o Governo Federal do Brasil disponibilizou um manual de orientação sobre os eventos relativos a processos trabalhista no sistema eSocial que pode ser acessado através do link: https://www.gov.br/esocial/pt-br/documentacao-tecnica/manuais/mos-beta-eventos-reclamatoria-trabalhista.pdf/.

Com isso, o uso do módulo jurídico proporcionará às Empresas a redução dos riscos e vulnerabilidades relacionados à administração das ações trabalhistas em que a Empresa é parte, pois o sistema permitirá um gerenciamento e monitoramento de modo simples e automatizado dos aspectos, quais sejam, ações judiciais trabalhistas, pedidos reclamados, testemunhas (podendo ser colaboradores ou externos), prepostos, recursos dos processos e sentenças emitidas.

Por fim, o lançamento de dados no eSocial possui a natureza declaratória e possui o fim de fornecer informações sobre o cumprimento de obrigações tributárias e trabalhistas e a não observância do envio dos dados pode acarretar o pagamento de multas administrativas previstas na legislação trabalhista e previdenciária ao qual poderão ser inibidas com a entrada em vigor desta nova sistemática de informações cadastrais e contratuais relativas ao vínculo de emprego.